صحبت حضوری، پیامک، تماس و ایمیل؛ از هرکدام کی و کجا استفاده کنیم؟

به گزارش مجله سفرنامه ترکیه، به لطف پیشرفت های تکنولوژی، ما امروزه انتخاب های زیادی برای برقراری ارتباط در محیط های کاری و یا شخصی داریم. ولی یک چالش در این میان وجود دارد و آن هم انتخاب درست و به موقع کانال های ارتباطی است. برای مثال، زمانی که باید تماس می گرفتید، به کسی ایمیل بزنید و یا اینکه ممکن است وقتتان را برای رفت و برگشت و دیدار حضوری تلف کنید. حتی ممکن است لحن و منظور شما را اشتباه متوجه شوند. به عنوان مثالی دیگر، زمانی که باید به مدیر خودتان ایمیل بزنید، پیامک می زنید و مدیر شما ممکن است فکر کند شما غیرحرفه ای هستید.

صحبت حضوری، پیامک، تماس و ایمیل؛ از هرکدام کی و کجا استفاده کنیم؟

بنابراین، تنوع کانال های ارتباطی اگرچه مزایای زیادی به همراه دارد، ولی انتخاب صحیح بین آن ها گاهی ممکن است چالش برانگیز باشد، چراکه هرکدام از آن ها معمولاً کاربرد خاصی در بین مشاغل و گروه های مختلف پیدا نموده اند.

به همین منظور، در ادامه این مقاله بعضی از رایج ترین کانال های ارتباطی و راه های استفاده (و نه سوءاستفاده) از آن ها در محیط های کاری را مطرح می کنیم. مطمئناً بعضی از این قوانین نسبتاً شهودی بوده و قانون مکتوب و خشک خاصی در خصوص آن ها وجود ندارد؛ بنابراین، با تغییر هنجارهای محل کار، کمی تجدید نظر هرگز ضرری ندارد.

1. ارتباط حضوری و چهره به چهره

خیلی ها معتقدند که صحبت کردن رو در رو با افراد هنوز برترین گزینه است. آن ها معتقد هستند که تمام کانال های ارتباطی دیگر تنها سعی در شبیه سازی ارتباط رو در رو دارند. بنابراین، آن ها معتقد هستند که هر زمانی که ممکن است، در پی بهره گرفتن از موقعیت های یک به یک باشید.

جلسات گروهی به نوبه خود بسیار عالی هستند، ولی از آنجایی که این جلسات بیشتر عمومی هستند، لزوماً این جلسات زمان مناسبی برای نزدیک شدن و صحبت کردن با رئیس خود و یا هر شخص دیگری برای تصمیم گیری در خصوص مسائل بااهمیت تر نیستند. در عوض، یک جلسه انفرادی مثل یک گپ سریع در کافه شرکت، هنگام صرف ناهار و یا در راستا پارکینگ را امتحان کنید (البته با فرض اینکه طرف مقابل شما عجله زیادی ندارد). البته روش رسمی تر و شاید بهتر این باشد که به اتاق رئیستان رفته و از او بپرسید آیا چند دقیقه برای صحبت با شما وقت دارند؟ زیبایی و جذابیت این نوع برخوردهای رو در رو و سریع این است که شما می توانید پاسخ سؤال خود را خیلی سریع تر دریافت کنید و بتوانید پروژه و یا تصمیم مرتبط با خود را با سرعت بیشتری پیش ببرید.

بنابراین، توصیه ما این است که برای استفاده حداکثری از این برخوردهای بداهه آماده شوید. شما باید دقیقاً بدانید که پیام تان چیست و از این تبادل چه چیزی می خواهید.

2. ایمیل

ارسال ایمیل یک پروتکل استاندارد در بسیاری از ادارات و شرکت ها است، اما در اینجا نیز باید مهارت های خود را اصلاح و یا تقویت کنید.

در میان تنوع کانال های ارتباطی، زیبایی و مزیت استفاده از ایمیل این است که می توانید افکار خود در خصوص یک موضوع خاص را به طور کامل بیان کنید. علاوه بر این، شما زمان کافی برای فکر کردن در خصوص پیام خود، نحوه جمله بندی و یا بیان درخواست خواهید داشت. بنابراین، با استفاده از ایمیل شما می توانید هر کاری انجام دهید، از پیشنهاد یک ایده به رئیس خود گرفته، تا تشکر از فردی برای میزبانی یک رویداد.

با این حال، ارسال ایمیل نیز چالش هایی به همراه دارد. چالش اصلی ارسال ایمیل، ایجاد ساختاری واضح و متقاعدنماینده برای انتقال پیام است. اگر اصول ارسال ایمیل را رعایت نکنید (مثلاً از عنوان خاصی برای ایمیل استفاده نکنید)، احتمالاً کسی زحمت خواندن پیام شما را به خود نخواهد داد و یا اینکه پاسخ موردنظر را دریافت نخواهید کرد. علاوه بر این، شما می توانید ایمیل های خود را کمی گرم تر کنید تا راحت تر و محبت آمیز تر به نظر برسند. به همین دلیل، توصیه ما این است که برای آغاز از زبان واقعی و محاوره ای بهره ببرید. به عنوان مثال، زمانی که می توانید بنویسید اما، از کلمات و ساختارهای دیگری مثل علی رغم با این حال و … استفاده نکنید. در طول ایمیل از جملات طولانی استفاده نکنید. جملات طولانی را به جملات کوتاه تر تقسیم کنید. به طور خلاصه، شاید بهتر باشد همان طور که صحبت می کنید بنویسید.

3. پیامک

ارسال پیامک های کاری و یا در محل کار روز به روز محبوب تر می گردد. ولی این موضوع هم احتیاج به کمی دقت بیشتری دارد.

در برترین حالت، ارسال پیامک یک روش آسان و محبت آمیز برای برقراری ارتباط است. مثلاً می توانید با پیامک به همکارتان بگویید که از صحبتی که هنگام ناهار داشتید لذت بردید و یا اینکه به رئیس خود بگویید در ترافیک گیر نموده اید و حدوداً 10 دقیقه دیرتر به جلسه می رسید. استفاده از پیامک برای شرایط این چنینی می تواند نشان دهد شما مسئولیت پذیر هستید.

به همین دلایل، امروزه ارسال پیامک در طیف وسیعی از موقعیت های تجاری قابل قبول ترشده است. شرکت رابینسون اخیراً مطالعه ای منتشر نموده است که نشان می دهد به وسیله استفاده از پیامک می توانید مشتریان خود را با موفقیت در فرایندهای بازاریابی موردنظر خود درگیر کنید.

به عنوان مثال، طی یک نظرسنجی از افراد پرسیده شده شد آیا ارتباط با فروشنده به وسیله ارسال پیامک را تأیید می کنید؟ حدوداً 69 درصد شرکت نمایندگان جواب بله دادند. از سوی دیگر، زمانی که از افراد پرسیده شد در میان کانال های ارتباطی، کدام گزینه بیشترین سهولت را برای ارسال پاسخ دارد؟، حدود 53 درصد پیامک را انتخاب کردند و ایمیل نیز انتخاب 41 درصد از شرکت نمایندگان بود.

واضح است که مصرف نمایندگان انتظار دارند - و حتی ترجیح می دهند - پیام هایی را از فروشندگان و کسب وکارها دریافت نمایند. شرت رابینسون بعلاوه بر اساس یک نظرسنجی می گوید که مشتریان بالقوه ای که پیام های متنی دریافت می نمایند، دو برابر بیشتر محتمل است که از صرفاً راغب بودن، به مشتری واقعی تبدیل شوند.

علی رغم تمام مزایای نام برده، مضرات زیادی هم در خصوص استفاده از پیامک وجود دارد. در مقاله ای که اخیراً در Wall Street Journal منتشر شده بود، نویسنده داستانی را تعریف می نماید که فردی قصد داشت یک پیامک با مضمون عاشقانه برای همسر خود ارسال کند، ولی آن را به اشتباه برای مدیر خود فرستاد. بنابراین، همین نکته بسیار ساده را همواره در فکر داشته باشید و به آن خیلی دقت کنید: همواره قبل از ارسال پیامک همه چیز را مجدداً آنالیز کنید (از متن پیامک گرفته تا نام و شماره گیرنده) و در صورت وجود هرگونه اشتباه، آن را تصحیح کنید. وجود یک اشتباه تایپی همواره تأثیری منفی روی پیام شما خواهد داشت.

در نظر داشتن این موضوع می تواند تأثیر زیادی در ارسال پیامک شما داشته باشد: همواره مطمئن شوید که بعد از ارسال پیامک، گیرنده متن از دریافت و خواندن آن احساس خوبی پیدا می نماید. اگر این کار را به روش اشتباهی انجام دهید، پیام شما می تواند تأثیری منفی داشته باشد.

4. تماس تلفنی

بسته به شرایط، استفاده از تماس های تلفنی می تواند بسیار مؤثر باشد. اگر رابطه نزدیکی با فردی دارید، می توانید با او تماس گرفته و به صورت تلفنی صحبت کنید. ولی اگر آن شخص را به خوبی نمی شناسید و رابطه خاصی بین شما وجود ندارد، بهتر است با شما تلفن شخصی او تماس نگیرید. به عنوان مثال، اگر در یک مصاحبه شغلی شرکت می کنید، احتمالاً ایده خوبی نیست که با تلفن شخص معاون تماس بگیرید، چراکه برای این کار بهتر است با مسئول کارگزینی تماس داشته باشید.

علاوه بر این، تماس با یک خط کاری باید آخرین گزینه شما برای برقراری ارتباط باشد، چراکه مشکل پاسخ ندادن به تلفن های کاری و اداری امروزه تقریباً تبدیل به معضلی جهانی شده و در همه جا رایج است.

ارسال پیام در پیام گیر نیز به همین شکل بی فایده است، چراکه خیلی بعید است کسی امروزه کسی بخش پیام گیر تلفن همراه خود را آنالیز کند! بنابراین، اگر واقعاً می خواهید با کسی ارتباط برقرار کنید، بهتر است گزینه دیگری را امتحان کنید.

منبع: Fast Company

منبع: دیجیکالا مگ
انتشار: 27 شهریور 1401 بروزرسانی: 27 شهریور 1401 گردآورنده: turkeyro.ir شناسه مطلب: 2322

به "صحبت حضوری، پیامک، تماس و ایمیل؛ از هرکدام کی و کجا استفاده کنیم؟" امتیاز دهید

امتیاز دهید:

دیدگاه های مرتبط با "صحبت حضوری، پیامک، تماس و ایمیل؛ از هرکدام کی و کجا استفاده کنیم؟"

* نظرتان را در مورد این مقاله با ما درمیان بگذارید